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最終更新日:2019年08月23日 | 本日の新着・更新:12件

初めての方へ

こちらのページでは、オフィスの移転の流れ・移転チェックリスト・関係官庁への届出について掲載しております。

オフィス移転の流れ

スムーズなオフィス移転のために、移転の計画から移転完了までの流れをご紹介します。

1. 移転計画の立案・確認

・移転目的及び新オフィスに求める条件を設定する

移転する目的を明確にすることで、新オフィスに求める必須条件や優先順位など具体的な条件設定につながり、より満足のいくオフィス移転につながります。

・現在のオフィスの契約内容を確認する

現在のオフィスの契約書を確認し、解約予告や預託金(敷金・保証金)の返還額、原状回復についての内容を確認します。
解約について一般的には6ヶ月前の解約予告が必要ですが、3ヶ月前の解約予告という場合もあります。

2. オフィス選び

・物件の情報収集をし、見学する

移転計画の立案に基づき、物件の情報を収集する。気になる物件は可能な限り見学し、ビルの環境や設備・周辺環境などをチェックします。

3. 契約事項の確認、新オフィスの決定

・契約内容をしっかりと確認する

新オフィスの契約書を確認し、初期費用や解約予告、預託金(敷金・保証金)の返還額、原状回復についてや設備の利用方法や工事に関するルールもしっかりと確認します。

4. オフィスプランニング

・レイアウトのプランニング

新オフィス決定後、目的に応じて具体的なレイアウトプランを決めていきます。
レイアウトによっては空調工事が必要になる場合もあるので図面を確認しながら進めることをお勧めします。
また、レイアウトに合わせてネットワーク配線が必要になることも多いので、併せて検討することをお勧めします。
サーバ機器がある場合は設置場所や電源増設の判断などが必要になるので特に注意が必要です。

5. 移転に伴う手続き

・官公庁への各種手続き

移転には、官公庁への手続き、電話・インターネット回線の手続きなど、様々な手続きが必要になります。
その他取引先への通知書類の作成や、会社案内・封筒などの各種印刷物、WEBサイトの内容など社内ツールの変更も忘れずに進めます。
※詳しくは移転チェックリストをご参照ください。

6. 引越し

・スムーズな引越しのために

予め、スケジュールを社員に告知し、荷物のラべリングなどに気をつけておくとスムーズな移転が行えます。

7. 移転後の確認・完了

・旧オフィスの契約完了にむけて

契約完了日までに原状回復の状況を確認し、オフィスの明渡しを行います。鍵の返却や預託金の返還なども最後までしっかり行います。

・新オフィスの稼働もしっかりチェックする

建物の管理状況や、設備が正常に動いているかの稼働状況のチェックを行います。

移転チェックリスト

オフィス移転に必要になる確認事項をご紹介します。

旧オフィスのチェック項目

解約予約について
新オフィスの入居可能時期の確認 解約予告が必要な時間の確認 預託金の返還時期と内容の確認
現状回復について
業者の選択可否の確認 原状回復の内容の確認 業者の手配とスケジュール確認

新オフィスのチェック項目

移転計画について
移転スケジュールの立案 社内への連絡・手記 費用の確認
レイアウトについて
目的にあった設備が整っているか 収納スペースが確保されているか 床荷重制限の確認
専門業者への依頼事項について
電話回線の確保 電話会社への連絡・手配 インターネット回線の確保
インターネット回線業者への連絡・手配 OA機器移設業者への連絡・手配 空調追加の必要性の確認
電気容量が確保できているか 電源の場所に問題がないか
引越しについて
業者の作業範囲の確認 社内への指示内容の連絡 ビル管理会社への連絡
作業の日時や時間帯の確認 残留物・廃棄物のリスト作成 廃棄物処理方法の確認
エレベータの容量や重量制限の確認

社内手続きのチェック項目

移転のお知らせについて
案内状の作成 送付先の洗い出し 印刷の発注
発送
社内資料について
封筒・パンフレット・住所変更シール等 社判・ゴム印・伝票類の変更 名刺の変更
社員通勤定期の切り替え
変更届けについて
法務局 税務署 都道府県税事務所
社会保険事務所 労働基準監督署 警察署
消防署 郵便局 金融機関
加入団体 定期購入を行っている取引会社 定期支払のある取引会社

関係官庁への届け出

オフィス移転に伴い必要になる関係官庁への届け出について、ご紹介します。

手続き先 手続き内容 窓口 添付書類 提出期限
法務局
(登記所)
(1)本店移転
本店移転登記申請書
旧所轄登記所
商業法人係
取締役会議事録または株主総会議事録取締役議事録 移転日から2週間以内
(2)支店移転
支店移転登記申請書
旧所轄登記所
商業法人係
取締役会議事録 移転日から3週間以内
税務署 事業年度、納税地、その他の変更異動届出書、本店移転登記申請書 新・旧納税地
所轄税務署
移転手続完了後の登記簿謄本 異動後遅滞なく
給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書 新・旧納税地
所轄税務署
登記薄謄本または登記する事項にあっては、変更の事実を証明できる書類の写し 移転日から1ヶ月以内
都道府県税事務所 事業開始等申告書 新・旧税務事務所 登記簿謄本 事業開始の日から10日以内
社会保険事務所 適用事業所所在地・名称変更(訂正)届 旧社会保険事務所 各社会保険事務所で必要な書類が異なる可能性あり 5日以内
公共職業安定所 事業主事業所各種変更届 新所轄事務所適用係 - 変更のあった日から10日以内
労働基準監督署 労働保険名称・所在地等変更届 <同一管轄内での移転の場合>
その所轄監督署
<同県内での管轄外への移転の場合>
新所轄監督署
- 保険関係が成立した日の翌日から10日以内
労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書、労働保険関係成立届 <県外へ移転の場合>
旧所轄監督署へ廃止届を提出し新所轄監督署へ成立届を提出
- ・労働保険確定保険料申告書は保険関係が消滅した翌日から50日以内
・労働保険概算保険申告書は保険関係が成立した日から50日以内
・成立届は保険関係が成立した日の翌日から10日以内
労働基準法に関するもの。適用事業報告書(様式23号の2)、その他に就業規則(変更)届、時間外労働・休日労働に関する協定届 新所轄監督署へ新規として提出(同県内と県外への移転時) - 移転後、遅滞なく
安全衛生法に関するもの。安全管理者選任報告(様式第3号)・衛生管理者選任報告(様式第4号)・産業医選任報告(書式第4号) 新所轄監督署へ新規として提出 免許証の写し(安全管理者以外) 移転後、遅滞なく
警察署 車庫証明 新所轄警察署 - -
消防署 防火管理者選任届 新所轄消防署予防課 - 遅滞なく
郵便局 転居届 旧受持郵便局 - 転居判明後、速やかに
電話・回線会社 (1)電話架設申込(既契約の電話の移設) 各種窓口及び電話(116番) - 移転日が確定したら速やかに
(2)電話架設申込(新規申込)
(3)旧ビルの電話撤去依頼

※管轄管理都道府県により届出が異なります。

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